Satın alma süreçlerinde göz ardı edilmemesi gereken kritik adımlar

GES yatırımlarının başarısı, projenin omurgasını oluşturan satın alma süreçlerine bağlıdır. Doğru strateji, yalnızca maliyet kontrolü değil; aynı zamanda proje zamanlaması, kalite ve nihai kârlılık anlamına gelir. Bir Solar EPC (Mühendislik, Tedarik ve İnşaat) firması için satın alma, en kritik operasyonel süreçlerden biridir.

Bu yazımızda, solar EPC projelerinizin kârlılığını garanti altına alacak satın alma süreçlerindeki kritik adımlardan bahsedeceğiz.

1. İhtiyaç ve teknik şartname analizi

Ne istediğinizi bilmiyorsanız, yanlış şeyi alırsınız.

Satın almanın ilk ve en önemli adımı, ihtiyaçların net bir şekilde tanımlanmasıdır. Mühendislik ve satın alma ekipleri bir araya gelerek, projenin teknik şartnamesini en ince ayrıntısına kadar değerlendirmelidir. Bu aşamada; hangi ekipmanların gerekli olduğu (panel, invertör, montaj sistemi, kablo, trafo vb.), teknik özellikleri, verimlilik değerleri ve uyumlulukları, uluslararası standartlara (IEC, UL) ve yerel yönetmeliklere uygunlukları detaylı bir şekilde belgelenmelidir. Net bir teknik şartname ile tedarikçilerden karşılaştırılabilir teklifler alabilir ve yanlış/eksik malzeme teminini önleyebilirsiniz.

2. Titiz bir tedarikçi ön değerlendirme ve seçim süreci

Ucuz etin yahnisi yavan olur.

En düşük fiyatlı teklif, her zaman en iyi seçim olmayabilir. Tedarikçi seçimi, projenizin kalitesini belirler. Bu süreçte dikkat etmeniz ve sormanız gereken sorular şunlardır: Benzer ölçekteki projeleri başarıyla tamamlamış mı? Siparişinizi karşılayacak ve garanti sürelerini destekleyecek mali güce sahip mi? İhtiyacınız olan miktarı, ihtiyacınız olan zamanda üretebiliyor/tedarik edebiliyor mu? Ürünleri uluslararası kalite standartlarını karşılıyor mu? Garanti kapsamı ve sonrası servis ağı yeterli mi? Kapsamlı bir tedarikçi değerlendirmesi, proje boyunca yaşanabilecek sayısız riski önceden bertaraf etmenizi sağlar.

3. Şeffaf fiyatlandırma ve sağlam sözleşme yönetimi

Detaylar şeytanı gizler.

Bir teklifi değerlendirirken, sadece birim fiyata odaklanmak büyük bir hatadır. Tüm maliyetleri ve yükümlülükleri anlamak için ön ödeme, malzeme üretiminde, sevkiyatta ve nihai teslimatta ödemeler nasıl planlanmış? Tedarikçi, talep ettiğiniz tarihte teslimat yapabilecek mi? Sözleşmede, olası gecikmelere karşı yaptırımlar net olarak belirtilmeli mi? Garanti kapsamı, süresi ve garanti sürecinin işleyişi gibi detayları incelemeniz ve değerlendirmeniz önemlidir. Sağlam bir sözleşme ile ileride çıkabilecek anlaşmazlıkların önüne geçerek projenizi ve yatırımınızı koruyabilirsiniz.

4. Kusursuz lojistik ve depolama planlaması

Malzeme sahada değilse, geçmiş olsun! Projeniz durmuştur.

Doğru ekipmanı doğru fiyata bulsanız bile, onu doğru zamanda ve hasarsız bir şekilde şantiyeye ulaştıramazsanız tüm çabanız boşa gitmiş demektir. Lojistik sürecinde ithalatı yapılan ürünlerde uluslararası nakliyede gümrük işlemleri, navlun ve yerel tedarikçilerden alınan ürünlerde nakliye ve sigorta planlaması, nakliyenin, şantiyedeki montaj programı ile senkronize olması, malzemelerin sahada güvenli ve uygun koşullarda (nem, toz, fiziksel hasardan korunmuş) muhafaza edilebileceği bir alanın önceden hazırlanması gibi operasyonel kriterlerin yerine getirildiğinden emin olmanız gerekir. İyi planlanmamış bir lojistik süreci, size proje gecikmeleri ve ekipman hasarları olarak geri dönecektir.

5. Sürekli izleme, takip ve raporlama

Ölçemiyorsanız, yönetemezsiniz.

Sözleşme imzalandıktan sonra satın alma süreci bitmez, aksine yeni bir evreye girer ve evrilir. Sürecin aktif olarak yönetilmesi gerekir. Bu yüzden, tedarikçilerle düzenli iletişim halinde olarak üretim aşamalarını ve sevkiyat durumunu takip etmeniz, üretim aşamasında veya sevkiyat öncesi malzeme kalitesini denetlemek için bir kontrol mekanizması kurmanız, sahaya giren malzemelerin envanterini tutmanız ve kayıt altına almanız, tüm bu süreci şeffaf bir şekilde izlemek ve raporlamak için ERP yazılımları veya benzeri dijital araçları kullanmanız ve düzenli ilerleme raporları ile durumu tüm paydaşlarla paylaşmanız gerekir.

Unutmayın, başarılı bir güneş enerjisi projesi, doğru satın alma stratejisi ile başlar ve EPC'lerde satın alma, basit bir “malzeme sipariş etme” işleminden çok daha fazlasıdır. Proaktif, stratejik ve titizlikle yönetilmesi gereken iş süreçlerinize yukarıda bahsettiğimiz kritik adımları dahil etmek, projelerinizi zamanında ve bütçe dahilinde tamamlamanızı, aynı zamanda kaliteli ve kârlı işler yaparak sektördeki itibarınızı güçlendirmenizi sağlayacaktır.